Délais d’expiration et disponibilité : anticiper et gérer les questionnaires non répondus
📌 Qu’est-ce que c’est ?
Une alerte « questionnaire non répondu » (grise) se déclenche lorsqu’un questionnaire envoyé au patient n’a pas été complété dans le délai imparti (fenêtre de réponse / période d’éligibilité).
✅ Quels bénéfices pour vous ?
Cette alerte vous permet de repérer rapidement une absence de réponse et de mener des actions ciblées (identifier un désengagement du patient, une difficulté technique, une hospitalisation en cours, etc.) selon vos conduites à tenir définies.
❓ Comment ça fonctionne ?
Les questionnaires ont une durée de validité limitée. Une fois cette durée dépassée :
Le questionnaire disparaît de l'espace du patient.
L'alerte « Non répondu » est générée automatiquement sur votre interface.
La date d'expiration dépend du mode de programmation du questionnaire :
1. Questionnaire programmé à date fixe (récurrent)
L’expiration se produit automatiquement au moment de l’envoi de l’occurrence suivante.
Hebdomadaire : expiration après 7 jours.
Tous les 15 jours : expiration après 14 jours.
Toutes les 3 semaines : expiration après 21 jours.
Toutes les 4 semaines : expiration après 28 jours.
Mensuel : expiration après 28 jours.
2. Questionnaire lié à un événement de l'agenda (ex: Venue en HDJ)
La date d'expiration dépend de l'activation ou non des questions de "pré-validation de cure" :
Si les questions de "pré-validation de cure" SONT activées (ET que le questionnaire est lié à un évènement Venue en HDJ) :
Le questionnaire reste disponible depuis son envoi (J-X) jusqu'à la veille 18h de l'événement (à 18h J-1) (ou 17h en heure d'hiver). Passé cette heure, le patient ne peut plus y accéder.Si les questions "Pré-validation de Cure" NE SONT PAS activées (quel que soit l'événement lié) :
Le questionnaire reste accessible plus longtemps : il expire automatiquement à minuit, la veille de l'envoi du tout prochain questionnaire (qu'il s'agisse d'un questionnaire Pré validation de Cure ou intercure).
👀 L'expiration manuelle (clôture anticipée)
Dans certaines situations, vous pouvez décider de clôturer manuellement un questionnaire au statut "envoyé / en attente de réponse", sans attendre son expiration automatique.
💡 Cas d'usage : Cette option est idéale pour la gestion des patients en pré-validation de cure. Elle vous permet de clôturer les questionnaires avant 18h la veille de la venue en HDJ, afin d’adapter l’expiration à l'organisation de votre service.
❓ Comment ça fonctionne ?
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les questionnaires (qu'ils intègrent ou non les questions de pré-validation de cure).
Cliquez sur le bouton « + » sur la droite d’une occurence de questionnaire au statut « Envoyé »
Le panneau de droite s’ouvre. Cliquez sur “Clôturer le questionnaire”.
Action irréversible : Une fois le questionnaire clôturé manuellement, il ne pourra plus être renvoyé (une fenêtre de confirmation apparaîtra pour valider votre choix).
Vous pouvez ajouter des actions et/ou des commentaires après avoir clôturé le questionnaire.
Le rapport passe directement au statut « Traité », indiquant qu'il s'agit d'une clôture manuelle et non d'une réponse du patient, sans déclencher d'alerte « non répondu ».
Le questionnaire devient immédiatement inaccessible sur l’espace patient.